Administratief medewerker inhuurdesk

Heeft een leidinggevende van een directie behoefte aan expertise van buiten onze organisatie? Dan sta jij als administratief medewerker bij de inhuurdesk klaar om het proces in goede banen te leiden! Een verantwoordelijke functie waarbij je een hecht team vormt met de adviseur. Die zorgt dat elke inkoop rechtmatig verloopt. Jij coördineert het proces, zorgt dat we alle afspraken met de markt tijdig nakomen en legt alles nauwkeurig vast.

Jouw baan

Elke aanvraag voor externe inhuur loopt binnenkort via onze inhuurdesk. Of het nu gaat om een projectmanager, een communicatiespecialist of een autoriteit in een specifiek vakgebied. Jij ondersteunt daarbij, samen met de adviseur, een volledige directie van de provincie. Jouw doel? Zorgen dat elk dossier tijdens het hele inhuurtraject tiptop in orde is en het proces soepel verloopt. Je stelt offerteaanvragen op, maakt een realistische planning en bewaakt de voortgang. Zo zorg je bijvoorbeeld dat leveranciers op tijd antwoord krijgen op hun vragen. En dat we tijdig de beoordelingen uitvoeren en uitsluitsel geven. Ook pak je de correspondentie op, denk aan het versturen van offerteaanvragen. Hebben we een kandidaat geselecteerd? Dan verstuur je de opdrachtbrief, afwijzingsbrieven en verzorg je de registratie. 

Belangrijk is dat we voor elke directie op een eenduidige manier werken. Wie anders dan jij heeft daar zicht op? Dagelijks werk je volgens de instructies in het proces. Daarbij ben je continu scherp op mogelijkheden voor verbetering. Of om onze processen voor inhuur nóg efficiënter te maken. Naast je dagelijkse werk kun je bijdragen aan projecten die zich voordoen. Denk aan het opzetten van een SharePoint-site voor onze dienstverlening, of de implementatie van nieuwe software of een nieuw proces. Interessante extra’s die je werk nóg afwisselender kunnen maken. 

Dit bieden wij 

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.044,75 en € 4.274,72 (schaal 8) op basis van 36 uur per week. Dit is exclusief het Individueel Keuze Budget van ongeveer 22% van je brutomaandsalaris, dat je onder meer kunt inruilen voor extra vrije dagen.
• We werken op een plek die past bij onze werkzaamheden. Vaak is dat ons kantoor in het centrum van Haarlem. In overleg is dat op locatie of thuis. 
• Een jaarlijkse salarisverhoging van 3%, tot aan het einde van je schaal.
• Een goede pensioenregeling waaraan de provincie meebetaalt.
• Een volledige vergoeding van woon-werkverkeer en dienstreizen bij gebruik van ov. 
• Een budget van € 6.000 per 5 jaar voor opleidingen. Daarnaast zijn er andere leermogelijkheden, want we vinden jouw ontwikkeling belangrijk. Een deel van het budget kun je ook gebruiken om energiek en fit te blijven in je werk.
• Ook zorgen wij voor een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen, zodat je jouw thuiswerkplek goed kunt inrichten. 

En dat is nog niet alles. Lees op www.noord-holland.nl/werkenbij waar je als collega bij Noord-Holland verder op kunt rekenen.  

Hier ga jij werken

Bij de provincie Noord-Holland werk je aan de toekomst. Elke dag opnieuw zet je je samen met 1.400 collega’s in voor een mooie, plezierige en veilige woon- en werkomgeving voor bijna 3 miljoen Noord-Hollanders. Daarbij gaat het er innovatief aan toe. We stimuleren en faciliteren woningbouw, smart mobility, de energietransitie, grootschalige natuurontwikkeling en de nieuwste technologieën zoals slimme apps. En ook jóuw toekomst staat bij ons centraal. Je krijgt alle ruimte om te kiezen welke kant je op wilt en om je ambities waar te maken. Wij ondersteunen je hierbij.

De Inhuurdesk van de sector Subsidies en Inkoop is een onderdeel van de directie Concernzaken. De directie adviseert en ondersteunt het bestuur en de collega’s van de andere directies over de bedrijfsvoering. Denk aan financiën, personeelszaken, juridische zaken en communicatie. Jij vormt samen met 2 collega-administratief medewerkers, 3 adviseurs en de coördinator van de Inhuurdesk. We staan voor elkaar klaar, sparren regelmatig over vraagstukken en hebben oog voor hoe het met iedereen gaat. Elke maandag nemen we in een informeel half uurtje door waar iedereen mee bezig is. Op dinsdagochtend zitten we voor een uitgebreid teamoverleg fysiek bij elkaar. Ook donderdagochtend werken we samen op kantoor. Verder kun je in overleg thuiswerken.

Dit ben jij

• Gestructureerd: je kunt prioriteiten stellen en overzicht creëren in een dynamische werkomgeving, en ook als de druk hoog is de rust bewaren.
• Proactief: jij ziet wat er nodig is om trajecten soepel te laten verlopen en hoe jij daarbij het verschil maakt.
• Communicatief sterk: zowel mondeling als schriftelijk kun je helder aangeven in welke fase een traject zit en wie wanneer welke actie moet uitvoeren.
• Klantgericht: je voelt je ervoor verantwoordelijk dat klanten en leveranciers kunnen rekenen op een soepel proces. 

Verder heb je:

• Minimaal mbo 3-niveau en ervaring in een ondersteunende rol binnen de provincie waarbij je verantwoordelijk was voor het zelfstandig uitvoeren van een complex proces.
• Enige ervaring met het ondersteunen bij aanbestedingen.
• Ervaring met het onderhouden van in- en extern klantcontact.
• Kennis van wet- en regelgeving rondom externe inhuur of de motivatie om je deze kennis eigen te maken.
• Kennis van financiële en documentbeheersystemen, zoals SAP, Verseon en SharePoint. 

Word onze nieuwe collega

Reageer uiterlijk 2 september 2025 via de solliciteer direct button en upload je cv en motivatiebrief. Je kunt je sollicitatie richten aan Carmen Artz, Coördinator externe inhuurdesk. Wil je eerst meer informatie over de functie? Bel of app dan met Sandra de Groot, administratief medewerker Inhuurdesk via 06-15967845. Vragen over de procedure? Stel ze aan onze collega’s van de Servicedesk Info Personeel, via 023-514 5222 keuze 3.

Goed om te weten

• Wij werken voor alle Noord-Hollanders. En dat kunnen we het beste doen als wij een afspiegeling vormen van de bevolking van de provincie. Daarom streven wij naar diversiteit in onze teams.
• Voor een baan bij de provincie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.